Efficient beheer van competenties en opleidingen
Iedere HR- en vormingsverantwoordelijke staat vandaag voor een enorme opgave. De persoonlijke ontwikkeling van de eigen medewerkers is voor de meeste bedrijven één van de strategische actiepunten die direct bijdragen tot het succes van de organisatie. De behoefte aan opleidingen is groeiende en kennis wordt meer gezien als wapen in de toenemende concurrentie. Maar hierdoor stijgt ook de administratieve druk op de organisatie. Herken je de volgende taken?
- Opstellen van een opleidingscatalogus en kalender
- Opstellen en onderhouden van opleidingsplannen per functie en/of afdeling
- Bewaken van de goedkeuringsflow voor opleidingen, kosten- en budgetcontrole
- Opvolgen van inschrijvingen en bevestigingen of annulaties
- Visualisatie van de GAP tussen gewenste en (deels-) verworven competenties
- Faciliteren van gesprekken van toepassing binnen jouw organisatie, met inhoudelijke registratie (integratiegesprekken nieuwe medewerkers, exitgesprekken, functioneringsgesprekken, …)
- Opvolging van de kwaliteit van jouw opleidingen door evaluaties
- Opvolgen en bijhouden van certificaten
- Beheer en onderhoud van het competentiewoordenboek en -profielen
- Voorbereiden interne & externe audits
- Opstellen Sociale Balans en rapporteringen
GiVi Group ontwikkelde met Promote een softwareoplossing die jou toelaat om de ontwikkelingscyclus van de medewerkers op te volgen, aan competentiebeheer te doen en alle bedrijfsprocessen rond vorming en training op een gestructureerde manier te beheren.
Met een druk op de knop heb je als verantwoordelijke een volledig overzicht van alle ingeplande cursussen, bezettingsgraden, wachtlijsten, evaluaties, kosten, beschikbare vaardigheden. Geen enkel detail ontsnapt aan je aandacht. Dankzij Promote kan je je concentreren op de inhoud van de opleidingen en hoef je je geen zorgen meer te maken over de administratie ervan.
Ook voor je medewerkers en leidinggevenden biedt de webinterfaces ePromote meteen live zicht op de te volgen opleidingen en de te vernieuwen certificaten, alsook op de te houden gesprekken en de lopende aanvragen en inschrijvingen.
De resultaten van gesprekken kunnen online worden ingebracht, zodat zij beschikbaar worden voor latere consultatie.
Ontwikkelingscyclus
Via Promote kan de volledige ontwikkelingscyclus van de medewerker worden opgevolgd. De timing voor gesprekken kan worden vastgesteld, leidinggevenden en medewerkers kunnen worden uitgenodigd tot het voeren van het gesprek, rappels kunnen worden uitgestuurd als het gesprek niet heeft plaatsgevonden.
Voor elk type gesprek zijn er één of meerdere templates beschikbaar, die bepalen welke vragen in het formulier worden gesteld. (algemene vragen, eerder geformuleerde actiepunten, doelstellingsbevraging, competentiescoring, link naar vormingen, trainingen en opleidingen)
Competentiebeheer en -ontwikkeling
Gebruikmakend van het competentiewoordenboek van je organisatie, stel je competentieprofielen op per functie, per functiegroep of per afdeling. Competenties worden gescoord door medewerkers en/of leidinggevenden via eForms. De competentiegap per medewerker is bijgevolg steeds gekend en kan de basis vormen voor het bepalen van verdere ontwikkeling van de medewerker.
Trainingsbeheer en -administratie
Door het gestructureerd bijhouden van alle opleidingsinspanningen (intern, extern, on-the-job, e-Learning) bouw je een volledige database op, die een beter zicht geeft op de opleidingshistoriek van jouw medewerkers. De mogelijkheid om deze opleidingen te koppelen aan een functionele en organisatorische matrix geeft je een inventarisatie van de opleidingsbehoeften binnen je organisatie en is een krachtig instrument om het opleidingsbeleid beter te sturen.
Via een administratieve interface, bedoeld voor HR- en opleidingsverantwoordelijken, wordt het volledige proces gestuurd en opgevolgd. Het plannen van cursussen en resources (trainers, lokalen), bijhouden van inschrijvingen en wachtlijsten, het sturen van bevestigingen, het printen van allerlei lijsten en badges, het invoeren van evaluaties, het genereren van rapporten, alles wat je mogelijkerwijs kan bedenken, is voorzien in dit zeer complete systeem.
Ook voor je medewerkers biedt Promote vele mogelijkheden. Via de web-interface ePromote is het mogelijk om het volledige opleidingsbeleid transparant te maken voor alle medewerkers van je organisatie. De self-service module ePromote geeft on-line toegang tot je catalogus en laat, mits de nodige goedkeuringen, on-line inschrijvingen toe. Bovendien heeft iedereen permanent toegang tot zijn eigen opleidingsgegevens (inschrijvingen, wachtlijsten, gevolgde cursussen) en, in het geval van een leidinggevende, tot de opleidingsgegevens van al zijn teamleden.
Integratie
Promote vormt de perfecte aanvulling op bestaande HR-systemen. In nagenoeg al onze implementaties wordt onze software rechtstreeks gekoppeld met deze of andere toepassingen. Door deze integratie verenig je het beste van twee werelden en wordt dubbele registratie van informatie vermeden.
Is Promote ook geschikt voor uw organisatie?
De modulaire structuur en de flexibele pricing maken het mogelijk om Promote in te zetten in zowel grote als kleinere organisaties.
Vandaag hebben wij referenties in verschillende sectoren, zowel in productiebedrijven, dienstenbedrijven als bij de overheid. Bovendien is Promote een eigen ontwikkeling van GiVi Group. Een ervaren ontwikkelteam staat klaar om onze software naadloos in te passen in jouw organisatie.
Indien je meer informatie wenst, contacteer ons dan vrijblijvend voor een advies of demo!
